Aufgrund der Corona-Krise ist das Interesse an digitalen Lösungen, die auch von Zuhause aus einen unterbrechungsfreien Betriebsablauf ermöglichen, merkbar gestiegen. Auch casavi stellt eine deutliche Zunahme der Nutzerzahlen im gesamten deutschsprachigen Raum fest.

Steigende Nutzung

Allein im März und April haben sich knapp 40.000 neue Eigentümer und Mieter auf casavi registriert, um mit ihrer Immobilienverwaltung digital im Austausch zu bleiben. Das entspricht einer Steigerung von mehr als 60 Prozent gegenüber den durchschnittlichen Anmeldungen der Vormonate. Dabei ist festzustellen, dass Verwalter casavi noch konsequenter im Alltag verwenden und vermehrt flächendeckend im gesamten Verwaltungsbestand zum Einsatz bringen. Das umfasst vor allem den Versand von Mitteilungen, denn die Krise rückt die digitale Kommunikation weiter in den Mittelpunkt. Im Vergleich zum Vormonat wurde in Deutschland, Österreich und der Schweiz im März ein Anstieg um mehr als 74 Prozent zumeist liegenschaftsübergreifender Mitteilungen verzeichnet. Besonders häufig wurde die Mitteilungsfunktion genutzt, um Mieter und Eigentümer über die Erreichbarkeit während des Lockdowns zu informieren, Empfehlungen für die Vermeidung von Corona-Infektionen im Gebäude auszusprechen und Verschiebungen von Arbeiten oder Versammlungen mitzuteilen. Auch das ePost Modul von casavi, das den kompletten Briefversand bequem aus dem Homeoffice ermöglicht, wurde deutlich häufiger eingesetzt. Durchschnittlich  25.000 Briefe wurden in den Monaten März und April darüber versendet; im Februar waren es noch etwa 10.000.

Verwalteralltag verändert sich

Aufgrund der zunehmenden Verlagerung des Arbeitsplatzes ins Homeoffice wurde der Austausch mit Kollegen über aktuelle Vorgänge erschwert. Um trotzdem den Überblick über den Status von Aufträgen zu behalten, keine Fristen zu verpassen und alle Beteiligten rund um die Immobilie für alle nachvollziehbar und transparent zu involvieren, wurde vermehrt das Vorgangsmanagement von casavi eingesetzt, was sich streckenweise in bis zu 50 Prozent mehr digital erfassten Vorgängen niederschlug, als noch vor den Corona-Maßnahmen.

Digitaler Austausch

Auch casavi selbst hat auf die Situation reagiert und mit Hilfe von Blogposts und regelmäßigen Webinaren relevante Informationen und Inhalte mit Kunden und Interessenten geteilt. Das Unternehmen, das am 02.06.2020 fünf Jahre alt wird, gibt beispielsweise Tipps, auf welche Weise sich die casavi-Plattform konkret zur Bewältigung der aktuellen Herausforderungen nutzen lässt und welche allgemeinen Tools und Programme bei der Remote-Arbeit aus dem Homeoffice digital unterstützen können. Zudem wurde ein Kundenforum eingerichtet, in dem sich Kunden zur optimalen Handhabung der Krise in ihren Unternehmen austauschen und allgemeine Erfahrungswerte und Praxistipps teilen können. Innerhalb weniger Tage hatten sich bereits über 100 casavi-Kunden in diesem Forum angemeldet.

Die Vernetzungsmöglichkeiten über casavi werden auch von Mietern und Eigentümern genutzt. Im Community-Bereich haben sie die Möglichkeit, sich untereinander zu vernetzen und auszutauschen, um zum Beispiel hilfsbedürftigen Bewohnern alltägliche Arbeiten wie Einkäufe oder Botengänge abzunehmen. Die Nachrichten in diesem Bereich haben sich seit Mitte März nahezu verdoppelt.

Spezielle Angebote

Um die Vorteile der digitalen Immobilienverwaltung jedem Verwalter zu ermöglichen, wurde Anfang April ein „Soforthilfe-Angebot“ für Neukunden ins Leben gerufen. Diese können damit noch bis Ende Juni schnell und unkompliziert agieren und casavi mit minimalem Einrichtungsaufwand kostenfrei einsetzen. Für Bestandskunden hingegen wurde die Möglichkeit geschaffen, ihre Mitarbeiterlizenzen kostenlos aufzustocken, um jedem Mitarbeiter die Arbeit im Homeoffice zu erleichtern. So konnten sich die Unternehmen bestmöglich der Situation anpassen und kurzfristig ohne Mehrkosten agieren.

Bildnachweis: casavi GmbH

Doch das ist leicht gesagt und schwer getan. Wie können sie dennoch den Weg in die Zukunft antreten und damit langfristig am Markt bestehen? Es empfiehlt sich, die nötigen Veränderungen in drei Stufen zu untergliedern. Das schafft Übersicht und bietet praktische Ansatzpunkte. Die Schritte lauten: Digitalisierung der Information, Digitalisierung der Interaktionen und digitale Integration aller internen und externen Geschäftsprozesse.

Grundlagenarbeit

Um ein Fundament für alle weiteren Schritte zu schaffen, gilt es zunächst alle relevanten bestehenden Dokumente und Informationen zu digitalisieren. Alle zukünftigen sollten von vornherein digital erfasst werden. Dazu zählt auch das Scannen der Eingangspost oder besser noch: die Zustimmung zur elektronischen Rechnungszustellung als PDF. Das garantiert eine elektronische Weiterverarbeitung, durch die dauerhaft der Papierverbrauch reduziert werden kann. Darüber hinaus wird so die Auffindbarkeit von Dokumenten vereinfacht. Dabei ist es wichtig, sich mit den bestehenden Geschäftsprozessen und deren Digitalisierungspotenzial zu befassen und diese zu dokumentieren und standardisieren.

Dass das die Mühe wert ist, bestätigt Sven Keussen, Sprecher der Firmengruppe Rohrer mit Standorten in Berlin und München: „Die Digitalisierung aller Informationen nimmt zwar initial viel Zeit in Anspruch, doch die Investition lohnt sich. Durch die elektronische Bearbeitung arbeiten wir deutlich effizienter.“ Um selbst ausschließlich digitale Information zu generieren, müssen entsprechende Lösungen eingeführt werden: eine ERP-Software für die Buchhaltung, ein Vorgangsmanagement für die Dokumentation und Bearbeitung von Geschäftsvorfällen, ein Portal für die Bereitstellung von Informationen an Dritte und Apps zur digitalen Wohnungsübergabe und Gebäudeinspektion.

Effizientere Abläufe

Kommunikation ist der größte Zeitfresser im Arbeitsalltag – sowohl zwischen Unternehmen und Mietern sowie Dienstleistern als auch bei der internen Abstimmung. Die Digitalisierung der Interaktion ist eine grundlegende Voraussetzung, um diese kostenintensiven Faktoren zu optimieren. Dazu wird die Kommunikation von Telefon oder Post auf elektronische Medien verlagert. Das ermöglicht eine asynchrone Bearbeitung und schafft häufig einen Workflow, der bisherige Zwischenschritte automatisiert, wie etwa die Zuordnung von Anfragen an einen zuständigen Mitarbeiter. Zudem wird digitale Interaktion durch die Einführung eines Ticketmanagements gefördert. „Alle Abläufe, ob intern oder extern, werden mit unserem Ticket-System erfasst und bearbeitet. Ohne weitere Interaktion weiß dadurch jeder Mitarbeiter, was er wann zu tun hat“, erklärt Roland Weber, Geschäftsführer der Dipl. Ing. Schober und Weber Immobilienverwaltung GmbH. Die Digitalisierung der Interaktionen rund um die Immobilie steigert Transparenz und Messbarkeit, führt zu einer höheren Standardisierung und gewährleistet damit eine konstante Qualität, auch bei größeren Teams.

Hoher Automatisierungsgrad

Im dritten Schritt werden alle zur digitalen Interaktion eingesetzten Systeme integriert, um den Automatisierungsgrad noch weiter zu erhöhen. Grundlage hierfür sind offene und flexible Teilsysteme sowie Abläufe, die Veränderungen in den Unternehmensprozessen ermöglichen. Das erlaubt eine vollständig digitale und unternehmensübergreifende Prozesskette. Hierfür hat die Münchner Casavi GmbH ihr Angebot um die digitale Dienstleisterplattform Relay erweitert. Die Mehrwerte werden beispielsweise bei der Abwicklung eines Schadensfalls in einer Immobilie ersichtlich: Mieter oder Eigentümer können via der Kommunikations- und Serviceplattform Casavi einen Schaden per Mausklick melden und der Verwalter kann die Anfragen dort sofort zentral als Vorgang erfassen und bearbeiten. Egal ob Handwerker, Sachverständiger oder Versicherung – alle Dienstleister werden sodann über Relay koordiniert und der Prozess von Anfang bis Ende abgebildet. Dabei ist es sogar möglich, dass Dienstleister aktiv Aufträge annehmen oder zurückweisen, intern an zuständige Kollegen verteilen sowie direkt mit den Mietern oder Eigentümern kommunizieren, um Termine zu koordinieren. Gleichzeitig haben alle Beteiligten jederzeit die Möglichkeit, den aktuellen Stand der Bearbeitung einzusehen. Wer den hier skizzierten Digitalisierungs-Fahrplan umsetzt, begibt sich auf den richtigen Weg. Denn wie viele andere Dienstleistungsbranchen, hat auch die Immobilienbranche einen hohen Anteil an manuellen Prozessen. Frühzeitig auf Automatisierung und im nächsten Schritt auch auf künstliche Intelligenz zu setzen, wird sich daher in diesem durch Konsolidierung geprägten Marktumfeld auszahlen.

Bildnachweis: casavi GmbH

„2019 war mit Abstand das erfolgreichste Jahr in der noch jungen Unternehmensgeschichte“, verkündet Peter Schindlmeier, Geschäftsführer der casavi GmbH. Zum einen wurden die jährlichen Unternehmensziele mehr als übertroffen und zum anderen wurde ein wichtiger Grundstein für zukünftiges Wachstum und Erfolg gelegt. Die Rede ist vom Neuzugang in der Produktfamilie: Relay, eine cloud-basierte digitale Lösung, die das gesamte Gebäude-Ökosystem verbindet und als Dreh- und Angelpunkt alle beteiligten Unternehmen vernetzt. Davon profitieren sowohl Dienstleister, wie zum Beispiel Energieversorger, Versicherungsmakler, Messdienstleister, Facility Manager oder Handwerker als auch Immobilienverwalter. Dass das Produkt und das dahinter stehende Konzept ankommen, beweisen Unternehmen wie Brunata Metrona oder EverReal, die 2019 das casavi-Partnernetzwerk erweitert haben. Petra Schmucker, Geschäftsführerin von Brunata Metrona München dazu: “Mithilfe der Anbindung an Relay können wir den Digitalisierungsgrad der uns betreffenden Kommunikations- und Verwaltungsprozesse deutlich ausbauen und dadurch signifikante Geschwindigkeits- und Qualitätssteigerungen für unsere Kunden erzielen.“

Präsenz im deutschsprachigen Raum ausgebaut

Mittlerweile werden über casavi rund 1,5 Mio. Wohneinheiten verwaltet. Am Hauptstandort München, in Berlin und seit Anfang 2019 auch in Frankfurt zählt das Unternehmen inzwischen rund 50 Mitarbeiter. Aber auch für den österreichischen Markt hat casavi mittlerweile ein eigenes Team aufgestellt, das sich verstärkt um die Bedürfnisse der Kunden vor Ort kümmert. Denn casavi verfolgt eine klare Strategie: Durch lokale Partnerschaften möchte das überregional agierende Unternehmen für Kunden vor Ort den bestmöglichen Service anbieten. „In Österreich genießen wir mit unserer Lösung ein Alleinstellungsmerkmal. Dieses wollen wir weiter ausbauen und sind daher froh, auf die Erfahrung und Expertise unserer neuen österreichischen Partner zurückgreifen zu können“, so Schindlmeier. Zu den neuen Partnern zählen unter anderem die Real Data Systems GmbH und die IGEL Software GmbH.

Auch der Schweizer Markt ist zum Jahresende stärker in den Fokus gerückt. Maßgeblich dazu beigetragen hat die Partnerschaft mit dem Schweizerischen Verband der Immobilienwirtschaft (SVIT). Als Spitzenverband der Immobilienwirtschaft ermutigt der SVIT seine Mitglieder dazu, den Weg in die Digitalisierung mittels Selbstanalyse zu wagen. Dafür hat der SVIT Zürich den “Digitalen Kompass” entwickelt, der als interaktiver Ratgeber für digitale Handlungsempfehlungen fungiert und dem ganzen Verband zur Verfügung gestellt wird. casavi belegt hier exklusiv den Bereich Kundenportal. Die Erfahrungen aus der erfolgreichen Verbandsarbeit in Deutschland der letzten Jahre, u.a. als aktives Mitglied der Arbeitsgruppe Digitalisierung des VDIV, spielt dabei eine wichtige Rolle.

casavi REAL Insights: Kundennähe und Praxisorientierung

Für Bestandskunden und Interessenten aus der jeweiligen Region hat casavi im vergangenen Jahr erstmals ein eigenes Kundenevent auf die Beine gestellt. In München und in Hamburg gingen die Teilnehmer dabei unter anderem der Frage nach, wie andere Hausverwalter die Digitalisierung in ihrem Unternehmen vorantreiben. Bei einem Mix aus Vorträgen, Diskussionsrunden und gemütlichem Beisammensein wurden viele Erfahrungen gewonnen und neue Kontakte geknüpft. „Die Vorträge und Workshops waren wirklich hilfreich und gut aufeinander abgestimmt. Ich konnte viele interessante Informationen mitnehmen, um die Arbeit in meiner Hausverwaltung noch effizienter zu gestalten“, berichtet Michael Specht von der Hausverwaltung Specht vom Event in München. Schindlmeier resümiert: „Beide Veranstaltungen sind auf großes Interesse gestoßen, weshalb die Event-Serie 2020 ausgebaut werden soll.“

Mit Partnern die Entwicklung gestalten

Eine weiter Säule des jungen Unternehmens, die stetig ausgebaut wird, sind Partnerschaften. Zum immer größer werdenden Netzwerk zählen Verbände, wie der VDIV oder der BVI, ebenso wie Softwareunternehmen – zum Beispiel die Haufe Group oder Spacewell. „Mittlerweile haben auch die etablierten Softwareanbieter für sich erkannt, wie wichtig die Zusammenarbeit mit innovativen jungen Unternehmen ist, um langfristig die wachsenden Kundenbedürfnisse abzudecken“, erklärt Schindlmeier. Den Nutzern ermöglichen die Partnerschaften das Arbeiten weiter zu erleichtern und ihre Produktivität zu steigern. Wie gut das funktioniert, zeigt auch ein Blick auf die Gewinner der VDIV-Auszeichnung Verwalter des Jahres: Seit 2017 waren jedes Jahr zwei von drei durch den VDIV ausgezeichneten Verwalter casavi-Kunden.

Die Ambitionen für die kommenden Jahre sind entsprechend hoch gesteckt. Schindlmeier dazu: „Wir haben bewiesen, dass casavi sich in einem traditionell geprägten Marktumfeld etablieren und dabei wichtige Impulse für die Weiterentwicklung der Branche setzen kann. Die kommenden fünf bis zehn Jahre werden technologische Veränderungen mit sich bringen, die auch in der Immobilienwirtschaft für Disruption sorgen werden. Wir sehen uns bestens dafür gerüstet, diese Veränderungen zum Vorteil unseres stark wachsenden Kundenstamms frühzeitig zu erkennen und nutzbar zu machen.“

Bildnachweis: casavi GmbH

„Die Bewirtschaftung von Immobilien erfordert aufgrund fehlender digitaler Prozesse oft einen hohen Grad an manueller Kommunikation und Koordination. Die Zusammenführung aller Akteure auf einer zentralen digitalen Plattform, die unternehmensübergreifende Arbeitsabläufe verknüpft, Datenaustausch automatisiert und eine nachvollziehbare, strukturierte Zusammenarbeit ermöglicht, stand für uns bei der Entwicklung im Mittelpunkt“, erklärt Peter Schindlmeier, Geschäftsführer von casavi, die innovative Rolle von Relay. Mit der neuen Plattform ist die vollständige digitale Integration aller internen und externen Geschäftsprozesse möglich. Sämtliche Branchen-Dienstleister, mit denen Verwalter und Wohnungsunternehmen regelmäßig in Kontakt stehen, können dabei in Relay eingebunden werden. „Unternehmen bietet das erstmals die Möglichkeit, Dienstleister in die eigenen Unternehmensprozesse so einzubinden, dass dabei keine zeitraubenden Reibungsverluste entstehen und ein hoher Standardisierungsgrad erreicht wird“, so Schindlmeier weiter. Durch Relay können sich Dienstleister über eine gemeinsame Plattform mit Mietern und Eigentümern vernetzen, Aufträge managen sowie Informationen und Dokumente, wie zum Beispiel Energieausweise oder Rechnungen, digital austauschen.

Offen für externe Systeme

Neben einer proprietären Benutzeroberfläche kann Relay zudem per Web-API an vorhandene Systeme auf Seiten der Dienstleister angebunden werden, sodass Datenaustausch und Prozessabläufe integriert und vollautomatisiert stattfinden. Das schafft aus Sicht der Branchen-Dienstleister höhere Transparenz, Effizienz und eine gesteigerte Kundenzufriedenheit. Davon ist auch BRUNATA-METRONA München überzeugt, die zu den ersten Partnern der neuen Lösung zählen: „In den letzten Jahren haben wir sehr erfolgreich unsere internen Prozesse digitalisiert“, sagt Petra Schmucker, Geschäftsführerin von BRUNATA-METRONA München. „Mithilfe der Anbindung an Relay können wir den Digitalisierungsgrad der uns betreffenden Kommunikations- und Verwaltungsprozesse deutlich ausbauen und dadurch signifikante Geschwindigkeits- und Qualitätssteigerungen für unsere Kunden erzielen.“ Konkret stellt der Messdienstleister Immobilienverwaltungen über Relay Verbrauchsdaten bereit und koordiniert Termine direkt mit Mietern und Eigentümern.

Partnernetzwerk wächst

Neben Deutschland steht Relay auch Anbietern in Österreich und der Schweiz zur Verfügung. Das-Facility-Management-Unternehmen S Hausbetreuung GmbH – Attensam Salzburg & Oberösterreich ist ebenfalls von den Vorteilen einer zentralen Plattform überzeugt: „Bei unserer Tätigkeit arbeiten wir mit vielen unterschiedlichen Parteien zusammen – da den Überblick zu behalten, ist sehr aufwendig. Relay adressiert dieses Problem, indem es das gesamte Gebäude-Ökosystem verbindet. So können wir beispielsweise Mängel sofort vor Ort protokollieren, den Bearbeitungsstatus teilen und die Behebung mit allen relevanten Personen einheitlich abstimmen”, erläutert Stefan Polletin, geschäftsführender Gesellschafter bei S Hausbetreuung GmbH – Attensam Salzburg & Oberösterreich, die Vorteile für sein Unternehmen.

Auch Gebäudeversicherer und Versicherungsmakler haben mit Relay nun die Möglichkeit, die Abwicklung von Versicherungsschäden digital an einem Ort einsehbar zu machen und abzuwickeln: „Schlanke und gut strukturierte Prozesse sind das A und O in der Schadenabwicklung. Geringe operative Belastung bei maximaler Transparenz ist unseren Kunden dabei besonders wichtig. Beides wird durch die Nutzung von Relay möglich und unterstützt so maßgeblich unser professionelles, digitales Schadenmanagement”, erklärt Kay Hildebrandt, Leiter Wohnungswirtschaft bei der Pantaenius Versicherungsmakler GmbH.

Schon heute erfolgreich im Einsatz

Einer der ersten casavi-Kunden, die von der Anbindung an Relay profitieren, ist die Baustolz GmbH aus Stuttgart. „Als casavi-Kunde stellt Relay für uns die beste Lösung dar, um Dienstleister digital mit uns zu vernetzen. Das hat für uns als Bauträger viele Vorteile, da wir uns durch die Arbeit in einem System, die schnelle Rückmeldung und die transparente Abstimmung viel Zeit sparen“, fasst Nicolai Geiger, Projektmanager IT von Baustolz, den meist aufwendigen Koordinationsprozess vor allem mit Handwerkern im Umfeld von Immobilien zusammen. Diese haben mit Relay nun die Möglichkeit, Aufträge rasch und unkompliziert in der Cloud-Plattform anzunehmen, intern zuzuweisen oder bei Bedarf Rückfragen zu stellen. Hierbei zeigt sich, dass alle Beteiligten von der strukturierten Zusammenarbeit profitieren, unabhängig vom bisherigen Digitalisierungsgrad des jeweiligen Unternehmens.

Zentraler Hub für die Wohnungswirtschaft

Mit Relay bietet casavi wohnungswirtschaftlichen Dienstleistern erstmals einen zentralen, zugänglichen Hub für Datenaustausch und Prozessintegration, eliminiert Medienbrüche und schafft Service-Effizienzen. Auf diese Weise kann das gesamte Gebäude-Ökosystem verbunden und die Automatisierung der Abläufe im Umfeld von Immobilien deutlich verstärkt werden – ein wichtiger Faktor bei der zukünftigen Digitalisierung der Branche. Dienstleister können mit Relay zudem ihr digitales Angebot gegenüber wohnungswirtschaftlichen Kunden auf sinnvolle und praxisnahe Art und Weise erweitern. 

Interessierte Unternehmen können sich ab sofort online für einen kostenfreien Zugang registrieren. Weitere Informationen finden Sie unter relay.immo

Bildnachweis: casavi GmbH

Das erwartete Plus an Effizienz kommt vor allem Immobilienverwaltern zugute, die zunehmend mit erhöhten Anforderungen in der Verwaltung zu kämpfen haben. „In den letzten Jahren haben wir sehr erfolgreich unsere internen Prozesse digitalisiert und dabei enorme Geschwindigkeits- und Qualitätssteigerungen erzielt“, führt Petra Schmucker, Geschäftsführerin von BRUNATA-METRONA München aus. „Um den Gesamtprozess weiter zu optimieren, rückt zukünftig die Kommunikation mit Verwaltern, Immobilienbetreibern, Eigentümern und Mietern in den Fokus. casavi sehen wir dafür als innovativen Partner.“

casavi bietet eine Kommunikations- und Service-Plattform für die digitale Verwaltung und Nutzung von Immobilien, bestehend aus einer gebrandeten Service-App, einem Dienstleisterportal sowie integriertem Vorgangsmanagement. Vorrangiges Ziel von casavi ist es, Aufwände und Kosten für alle Beteiligten zu reduzieren, die Kundenzufriedenheit zu verbessern sowie optimierte Organisationsstrukturen zu schaffen. Der Anwendungsbereich der Plattform reicht von der reinen Informationsbereitstellung über die bidirektionale Kommunikation bis hin effizienten Auftragsprozessen. Via casavi kann BRUNATA-METRONA beispielsweise Montage- und Ablesetermine für Zähler ankündigen oder Nutzereinzelabrechnungen digital an Eigentümer oder Mieter übermitteln. Wesentliche Informationen zur Heizkostenabrechnung sind künftig jederzeit digital über das Kundenportal abrufbar.

„Unsere Plattform bietet Mehrwerte, indem sie alle Akteure rund um die Immobilie digital verbindet, immobilienwirtschaftliche Prozesse beschleunigt und zusätzliche Transparenz für alle Beteiligten schafft“, erklärt Peter Schindlmeier, Gründer und Geschäftsführer von casavi. „Viele unserer 400 Kunden werden direkt von dieser Kooperation profitieren. Die breite Kundenbasis und jahrzehntelange Expertise von BRUNATA-METRONA München in der Immobilienwirtschaft stellen entscheidende Faktoren für eine beidseitig erfolgreiche Partnerschaft mit Mehrwerten für alle Beteiligten dar.“

Bildnachweis: BRUNATA-METRONA-Gruppe