Datatrains Geschäftsleitung gewinnt mit der IT- und formelaffinen Finanzexpertin eine übers eigene Fachgebiet hinausblickende Allrounderin hinzu, die in ihrem bisherigen Berufsleben schon oft als Mittlerin zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen im Einsatz war. Im Laufe ihrer Karriere war die gelernte Bilanzbuchhalterin lange Zeit in großen Unternehmen wie Vattenfall oder der DKB-Gruppe tätig, fühlte sich aber auch bei mittelständischen und kleineren Firmen wohl. Immer wieder übernahm sie zusätzlich zu ihrem Hauptaufgabenfeld ergänzende Aufgabenbereiche. Bei DKB Service baute sie zum Beispiel ein Team für die Interaktion zwischen kaufmännischer und technischer Abteilung auf, um dann die Leitung des gesamten SAP-Betriebs zu übernehmen. Daneben beriet sie Kunden und führte bei diesen u. a. die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung ein.

Ihre breite Erfahrung zu Unternehmen verschiedener Größen und Branchen nennt Peggy Fischer als Grund für ihren scharfen Blick, was die Optimierung und Digitalisierung von Prozessen angeht: „Ich kenne die Abläufe in großen wie kleinen Unternehmen gut und kann daraus das Beste zusammenstellen. Wichtig ist das Abwägen von Effektivität und Individualität, am wichtigsten Klarheit. Wenn es sich in einer Formel darstellen lässt, ist es perfekt.“

Bildnachweis: Datatrain GmbH

Dann ist das Datatrain Workout am 17. und 18. Oktober genau das Richtige!

Wie können Immobilienunternehmen sich mit anderen Akteuren im Quartier so vernetzen, dass Prozesse noch runder laufen und neue Potenziale entstehen? Welche Bedürfnisse und aktuellen Herausforderungen lassen sich mit (digital) vereinten Kräften leichter, besser und effizienter anpacken?

An Tag 1 hören die Teilnehmer:innen Trends und Visionen aus immobilienwirtschaftlicher Gesamtsicht plus konkrete Beispiele, wie Vorreiter das vernetzte Quartier als Plattform für visionäre Projekte nutzen.

Ingeborg Esser, Hauptgeschäftsführerin des GdW referiert hierzu über „Trends und Visionen auf dem Weg zur WoWi 5.0“. Die Teilnehmer erfahren, welche Zukunftsthemen die Wohnungswirtschaft bewegen und welche Rolle Quartiere dabei spielen. Anschließend hält Dr. Oliver Falk-Becker, Leiter Business Development Gewobag, einen Vortrag zum Thema „Vernetzung durch Innovation“. Er zeigt dabei, wie auf Basis der Bedürfnisse von Quartiersbewohnerinnen und -bewohnern nachhaltige Geschäftsmodelle entwickelt werden.

Um den Tag abzurunden, hören die Teilnehmer:innen einen Vortrag von Jörn Beckmann, Datatrain Gründer und geschäftsführender Gesellschafter. „Vernetzung as a Service: Die technologischen Weichen sind schon gestellt“ ist sein Thema. Er schildert seine Vision von der Datatrain Shared Service Plattform.

Am 2. Tag entwerfen die Teilnehmer:innen in Workshops eigene Visionen, schauen nach Synergien und Potenzialen. Bevor die Teilnehmer in den Workshops selbst aktiv werden, hält Prof. Dr. Sabine Fischer, Ideenökonomin, einen Vortrag zum Thema: „Die Idee von Idee – Das D’Artagnan-Prinzip: „Ideen sind der Nährboden für Innovationen““. Sie geht dabei den Fragen „was sind eigentlich Ideen? Und wie entstehen sie?“ auf den Grund.

Im Anschluss daran finden die Workshops statt. Marit Brademann und Holger Fahrenkamp leiten zielführend durch die Workshops.

Zwischen den Vorträgen haben die Teilnehmer:innen reichlich Gelegenheit, sich mit Kolleg:innen aus der Branche auszutauschen. An festen Anlaufstellen, den Datatrain-Stations, stehen außerdem Prozess- und Technikfachleute von Datatrain für Fragen, Anregungen oder Demos aktueller Lösungen bereit, speziell zu UVI-App, API-Hub und den Cockpits für Mieter, Mitarbeiter oder Dienstleister.

Das genaue Programm sowie die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie hier.

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Mieterbefragungen werden in der Regel postalisch durchgeführt, haben einen einmaligen Projektcharakter und erzielen nur eine geringe Rücklaufquote. Die Auswertung dauert lange und bindet zahlreiche Ressourcen – finanziell wie personell. Damit hält sich ihr Mehrwert in Grenzen und kommt das Einleiten von Maßnahmen oft zu spät. Dabei sind Kundenfeedbacks ein wichtiges Instrument, um Verbesserungspotenzial bei Serviceprozessen zu identifizieren und auf sich wandelnde Kundenerwartungen zu reagieren.

Automatisiert und alltäglich: prozessintegrierte Mieterbefragung

Um aussagekräftig und wirksam zu sein, müssen Mieterbefragungen schnell und regelmäßig durchgeführt werden. Das Beratungsunternehmen Analyse & Konzepte immo.consult und Datatrain haben sich zusammengetan, um Mieterbefragungen automatisch in die laufenden Prozesse von Wohnungsunternehmen zu integrieren. Wie bei vielen Herausforderungen unserer Zeit liegt die Lösung in der Digitalisierung, konkret in einer automatisierten, prozessintegrierten Mieterbefragung. Dabei werden die Befragungen an passende IT-basierte Prozessschritte im Arbeitsalltag gekoppelt und digitale Einladungen zu den festgelegten Zeitpunkten automatisiert ausgelöst – als Link per E-Mail, SMS, Messenger oder in der Mieter-App.

Beispiel aus dem Tagesgeschäft

Im Arbeitsalltag eines Wohnungsunternehmens könnte das so aussehen: Zunächst gilt es, strategisch günstige Kundenkontaktpunkte zu identifizieren. Dazu lohnt es sich, den Vermietungszyklus zu betrachten. Die drei Eckpfeiler dabei sind Einzug, Wohnen und Auszug. Genau hier setzen die Mieterbefragungen an. Automatisiert werden die Befragungseinladungen beispielsweise nach Unterzeichnung des Mietvertrags, nach einer abgeschlossenen Reparatur und nach der Kündigung des Mietverhältnisses verschickt. Damit das reibungslos abläuft, bindet Datatrain die entsprechenden Funktionen nahtlos in das ERP-System des Wohnungsunternehmens ein. Standardisierte Fragebögen zu den definierten Kontaktpunkten sorgen für die Vergleichbarkeit der Ergebnisse.

Auswertung in Echtzeit

Die digitale Befragung ermöglicht eine Analyse in Echtzeit. Die Ergebnisse lassen sich nach verschiedenen Parametern, z. B. Zeitraum, Postleitzahl, Gewerk oder Gebäudemerkmalen, filtern und werden mittels übersichtlicher Diagramme auf einem Dashboard veranschaulicht. Hierauf ist Analyse & Konzepte immo.consult spezialisiert und kann auf jahrelange Expertise zurückgreifen. Die standardisierten Fragebögen erlauben darüber hinaus auch den anonymisierten Vergleich mit anderen Wohnungsunternehmen. So können Serviceprozesse laufend beobachtet und gegebenenfalls schnell angepasst werden.

Mehr Wissen, mehr Service

Die prozessintegrierte, automatisierte Mieterbefragung hebt das Einholen von Mieterfeedback erfolgreich ins 21. Jahrhundert. Einladungen mit Befragungslink werden ohne weiteres Zutun via IT-gestützten Trigger an Mieterinnen und Mieter versendet und die Befragungen in wiederkehrende Abläufe eingewoben. Die schnelle Verfügbarkeit der Ergebnisse ermöglicht eine kontinuierliche Serviceverbesserung durch die direkte Ableitung von Maßnahmen.

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Zum gemeinsamen Workout 2021, dem jährlichem Anwendertreffen Datatrains, trafen sich die Teilnehmer in einem virtuellen Tagungshotel mit Hörsaal und Liveschaltungen. In je 8 Minuten kamen die Redner schnell auf den Punkt und beantworteten dann im Stile eines Interviews ebenso lang Fragen, die anonymisiert per App eingingen. Zuletzt stimmten die Hörer anonym über die Relevanz der Beiträge ab. Zu den Topthemen wird Datatrain weitere Onlineformate anbieten.               

Sehr relevant: Kundenservice smarter machen              
Das Management von Mieteranliegen geht mit den richtigen Tools leicht von der Hand. Mieter kommen über Mieter-Apps mit einfach bedienbaren Benutzeroberflächen eigenständig und schnell an gewünschte Informationen und können Anliegen melden, die automatisiert weiterverarbeitet werden. Für das Kundenservice-Management stehen intuitive, rollenoptimierte Webanwendungen bereit – etwa für mobile Mitarbeiter oder Mitarbeiter des telefonischen Mieterservices.              

Brisant: Mieterwechsel steuern            
Für die Wiedervermietung von Mietobjekten sind zahllose Teilprozesse, interne und externe Mitarbeiter, Instandsetzungsaufträge und mehr zu koordinieren. Mit einem Instrument, das Datatrain gemeinsam mit der Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin entwickelt hat, haben Führungskräfte nun jederzeit den Fortschritt der Mieterwechsel im Blick: Mit dem Mieterwechselcockpit lassen sich Neuvermietungen schneller realisieren und Leerstände reduzieren. Das Cockpit bildet alle zuvor definierten Teilschritte übersichtlich ab und erlaubt den Absprung zur digitalen Bearbeitung einzelner Aufgaben, zum Beispiel in der SAP-Oberfläche. Auf Basis der gesammelten Daten werden bald auch Auswertungen möglich sein.                    

Meistgenannt: Cloud-Dienste teilen   
Datatrain wird seinen Kunden Cloud-Anwendungen und -Dienste zentral über eine Shared Services Platform zur Verfügung stellen. Wohnungsunternehmen benötigen keine eigene Cloud-Infrastruktur, können Anwendungen und Funktionen schneller nutzen und erhalten zuverlässig und schnell neue Releases oder Hilfe bei Systemfehlern.

Signifikant
Insgesamt erhielten alle Themen des Workouts Stimmen, hatten also Relevanz für die Teilnehmer – darunter ein Prozess-Review nach einem Change-Projekt, mehr Servicequalität durch Mieterbefragungen und bessere Zukunftsaussichten mit der passenden IT-Infrastruktur. Ein positives Echo riefen die Moderation und das straffe Zeitmanagement der Beiträge hervor. Zu den gemeinsam ermittelten Top-3-Themen wird Datatrain in Kürze Webinare anbieten.

Bildbachweis: Datatrain