Die Unternehmerin kennt sich bestens mit den Herausforderungen der Digitalisierung aus. Wie sich die Pandemie auf die Digitalisierung auswirkt und wie sich die Abläufe in Unternehmen ändern, auf diese Fragen hat sie Antworten.

Wie hat sich die Pandemie bisher auf die Digitalisierung der Immobilienbranche ausgewirkt?

Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren bereits erfolgreich die Weichen für eine gelungene Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse gestellt. Dennoch haben etliche Verwalter in den Pandemiezeiten seit Anfang 2020 festgestellt, dass sie noch gar nicht so digital sind, wie sie es von sich dachten. Schließlich bedeuten digitale Geschäftsprozesse mehr als das Senden von E-Mails. Die Notwendigkeit, Arbeitnehmern ihre Tätigkeit auch von zu Hause aus zu ermöglichen, hat die Verwalterbranche vielerorts noch vor große Probleme gestellt.

Werden sich altbewährte Unternehmensstrukturen durch die Auswirkungen der Pandemie dauerhaft ändern?

Ich bin davon überzeugt, dass sich mit einer fortschreitenden Digitalisierung auch die Geschäftsprozesse und Unternehmensstrukturen ändern werden. Dafür ist die Covid 19-Pandemie nicht verantwortlich, aber sie beschleunigt den Wandel. Die Möglichkeiten zur Heimarbeit beispielsweise erfordern auch eine völlig neue Unternehmenskultur: Die vielzitierte Stechuhrmentalität und Präsenzpflichten zählen dadurch sicherlich zu Auslaufmodellen. Neben Zeiterfassungssystemen, die im Zuge des Controllings fraglos auch wichtig sind, nimmt das Vertrauen zwischen Geschäftsführung und Arbeitnehmern eine gänzlich neue Stellung ein. Und auch die Arbeitnehmer fordern zunehmend eine flexible Arbeitsgestaltung sowie eine agile und kollegiale Unternehmensstruktur.

Worin liegt in den kommenden Jahren neben den Prozessen der Digitalisierung die größte Herausforderung für Verwaltungsunternehmen?

Eine der größten Aufgaben für eine zukunftsfähige Unternehmensstruktur wird zukünftig – noch stärker als heute – die Gewinnung motivierter und fachkundiger Mitarbeiter sein. Denn der Fachkräftemangel hat auch die Verwalterbranche längst erreicht. Auch wenn automatisierte Lösungen zukünftig immer größere Bereiche der wiederkehrenden Geschäftsprozesse selbstständig bestreiten können, werden qualifizierte und fachlich kompetente Mitarbeiter immer wichtiger. Darum müssen sich auch innovative, junge und kreative Unternehmen dafür einsetzen, ihre Unternehmensphilosophie aktiv nach außen zu kommunizieren, um auch weiterhin attraktiv für junge und fähige Bewerber zu bleiben.

Foto: DOMUS

„Als stetig wachsendes Unternehmen war es für uns an der Zeit, neue Wege in unserer Außendarstellung zu beschreiten“, erklärt DOMUS-Vorstand Stephanie Kreuzpaintner. „Schließlich haben wir uns von einem kleinen Unternehmen in den 1970er Jahren zu einem der größten Softwareanbieter für Immobilienverwalter entwickelt. Heute betreuen wir über 5.500 Firmenkunden mit mehr als 4 Millionen verwalteten Einheiten. Unsere Softwarelösungen wurden bereits über 40.000 Mal installiert. Jetzt haben wir auch unsere Produktpalette neu gestaltet. Selbstverständlich bieten unsere Produkte noch immer die bewährten Nutzungsmöglichkeiten. Durch eine Umbenennung einiger unserer Softwarelösungen wurde unser breites Portfolio allerdings etwas übersichtlicher gestaltet. Nachdem im Laufe unseres langen Bestehens sukzessive viele Lösungen hinzugekommen sind, haben wir den Zeitpunkt unserer neuen Marktpräsenz bewusst dazu genutzt, um auch unsere Softwarelösungen systematisch neu aufzustellen.“

Neue Homepage mit frischem Design

„Unser moderner und frischer Unternehmenslook spiegelt sich auch in unserer neuen Homepage wider,“ freut sich Kreuzpaintner. „Dabei haben wir einen für die Verwalterbranche durchaus progressiven Weg beschritten“, so die Unternehmensführerin weiter. Durch die Darstellung mit einer eigenen Bildwelt im Comic-Stil und die Verwendung vieler authentischer Fotos gelingt dem Unternehmen auch hier den Spagat zwischen einem zukunftsgewandten und innovativen Softwareanbieter einerseits und einem menschlich nahbaren Unternehmen mit familiären Wurzeln auf der anderen Seite. Neben zahlreichen Verknüpfungen zu Online-Videos, Social-Media-Kanälen und Bewertungsplattformen folgt auch der neu entwickelte Produkt-Konfigurator einem innovativen Ansatz: Durch Beantwortung verschiedener Fragen wird der Schreibtisch des illustrierten Verwalters sukzessive immer leerer. Dadurch entsteht beim Nutzer neben der Beantwortung der wesentlichen Fragen zu seiner Verwaltung eine Art Spielerlebnis, das letzten Endes zur Empfehlung des perfekten DOMUS-Produkts führt.

Image-Kampagne „Wir sind DOMUS“

Der Relaunch des Unternehmens wird vom Start einer bildstarken Image-Kampagne unter dem Titel „Wir sind DOMUS“ begleitet, in der das Softwareunternehmen sich und seine Mitarbeiter bewusst in den öffentlichen Fokus stellt. Durch die Verwendung echter Motive in Kombination mit dem Leitsatz „Wir sind DOMUS“ beziehungsweise dem neuen Unternehmensclaim „Immobilie.Smart.Verwalten“ wird nicht nur die sympathische Außenwirkung des innovativen und kreativen Softwareentwicklers unterstrichen, sondern auch das selbstbewusste „Wir-Gefühl“ innerhalb des Unternehmens auf den Punkt gebracht. „Auch in der Verwalterbranche wird es zukünftig immer schwerer werden, kompetentes, qualifiziertes und motiviertes Personal zu finden“, ist Digitalisierungsexpertin Kreuzpaintner überzeugt. „Unternehmen müssen sich darum nicht nur aktiv darum bemühen, sich in der Außenwirkung von ihren Mitbewerbern zu unterscheiden. Ein frischer und ansprechender Look ist ebenso wichtig, um auch weiterhin derart kreative und fachkundige Arbeitnehmer hinter sich zu wissen, wie es bei uns bis heute der Fall ist.“

Weitere Informationen zu den Produkten des Unternehmens sowie den Möglichkeiten einer professionell digitalisierten Immobilienverwaltung erhalten Interessierte auf der brandneuen Homepage www.domus-software.de.

Bildnachweis: DOMUS Software AG

Die digitale Eigentümerversammlung bietet Verwaltern die Möglichkeit, auch WEG-Mitglieder in die jährlichen Versammlungen einzubinden, die nicht persönlich vor Ort sind. Die WEG-Mitglieder, die nicht persönlich an einer Versammlung teilnehmen können oder wollen, „treffen“ sich hierfür zum vereinbarten Zeitpunkt in einem virtuellen Konferenzraum, der über einen Monitor in den Versammlungsraum der eigentlichen WEG-Versammlung zugeschaltet ist. So können die beiden Gruppen der anwesenden und nicht-anwesenden Mitglieder in Echtzeit an der gleichen Veranstaltung teilnehmen. Die Kommunikation der zugeschalteten Wohnungseigentümer erfolgt über ein Headset. Um zu gewährleisten, dass nur berechtigte WEG-Mitglieder der Versammlung beiwohnen, versendet der Verwalter im Vorfeld entsprechende Zugangsdaten.
Der aktuelle Gesetzesentwurf zur Reform des Wohnungseigentumsgesetzes, der voraussichtlich noch in diesem Jahr rechtskräftig wird, bezieht die digitale Eigentümerversammlung ausdrücklich als Ergänzung zu einer real stattfindenden WEG-Versammlung ein. Die Möglichkeit, Präsenzveranstaltungen per Mehrheitsbeschluss zugunsten reiner Online-Eigentümerversammlungen durchzuführen, ist explizit nicht vorgesehen.

Teilnahme mit digitalem Avatar
Vor Beginn der Veranstaltung erstellt jeder Teilnehmer einen sogenannten Avatar – eine virtuelle Person, die ihn in der Versammlung vertritt. Über diese animierte Figur kann sich der Eigentümer an der Veranstaltung beteiligen, als wäre es selbst vor Ort. So können sich die einzelnen WEG-Mitglieder beispielsweise zu Wort melden oder über Armbewegungen
2/3 ihres Alter-Egos an Abstimmungen teilnehmen. Dabei können Stimmabgaben sowohl offen als auch anonymisiert vorgenommen werden.

Vorteile für Eigentümer und Verwalter
Die Möglichkeit zur virtuellen Teilnahme an einer Eigentümerversammlung bietet sowohl Verwaltern wie auch den Teilnehmern der Versammlung zahlreiche Vorteile: Für die Eigentümer, die nicht selten an einem anderen Ort oder gar in einem anderen Land wohnhaft sind, entfällt eine zeitintensive und mitunter kostspielige Anreise. Für Verwalter wird es im Gegenzug leichter, die zur Beschlussfähigkeit erforderlichen 50 Prozent der Eigentumsanteile zu erreichen, da auch Eigentümer an Versammlungen teilnehmen können, die sich gerade nicht in unmittelbarer Nähe zum Veranstaltungsort befinden. Zudem lassen sich die abgegebenen Stimmen bei Abstimmungen der Wohneigentumsgemeinschaft – im Gegensatz zu einer Teilnahme per Video-Konferenz – einwandfrei nachvollziehen und rechtssicher dokumentieren.

Vorreiter prägen den Alltag von morgen
Für Verwalter bietet die Anmietung eines digitalen Konferenzraums nicht nur die Möglichkeit, WEG-Versammlungen flexibler zu terminieren und leichter die Beschlussfähigkeit zu erreichen. Auf Wunsch können die Konferenzräume auch individuell mit ihren Unternehmenslogos und der gewünschten Farbwelt ausgestattet werden. So erhalten die Eigentümer den Eindruck, in einem Konferenzraum ihrer Immobilienverwaltung zu sitzen. Die Miete für einen solchen Raum richtet sich – ähnlich wie bei einem realen Veranstaltungsort – nach der Zeit der Nutzung. Weitere Informationen sowie die Möglichkeit zur Buchung eines digitalen Konferenzraums finden interessierte Verwalter auf der Homepage:

digitale-eigentuemerversammlung.domus-software.de

Durch das neue Angebot von DOMUS kann die Belegprüfung einer WEG künftig vollständig digital durchgeführt werden. Dadurch entfällt sowohl für Verwalter als auch für die Beiräte die Notwendigkeit, einen festen Termin für die jährliche Belegprüfung zu vereinbaren und persönlich vor Ort zu sein. Die Prüfung der entsprechenden Belege kann ortsunabhängig zu jeder Tages- und Nachtzeit erfolgen. Selbstverständlich ist dabei auch der Austausch mit an-deren Beiräten möglich: So können die Prüfer einzelne Absätze oder Zahlen kommentieren, sich gegenseitig Fragen stellen und die Prüfung in enger Abstimmung durchführen, bevor die nachvollzogene Buchführung zurück an den Verwalter geht. Auch geplante Tagesordnungs-punkte für die Eigentümerversammlung sowie der Wirtschaftsplan einer WEG können zur Prüfung hinterlegt werden.

Orts- und zeitunabhängige Belegprüfung möglich

Das Angebot der digitalen Belegprüfung erleichtert die Tätigkeiten der Beiräte erheblich. Ne-ben zeitlicher und örtlicher Flexibilität lassen sich durch die Nutzung der digitalen Lösung insbesondere für Risikopatienten in Zeiten der Corona-Pandemie auch unnötige persönliche Kontakte vermeiden. Den Verwaltern bietet die Nutzung dieses Systems hingegen den Vor-teil, dass es damit zukünftig leichter sein dürfte, Beiräte innerhalb einer WEG für das ehren-amtliche Engagement als Belegprüfer zu begeistern. Zudem entfallen auch für Verwalter zeitintensive Vor-Ort-Termine, die aufgrund der Verfügbarkeit der beteiligten Beiräte häufig außerhalb der üblichen Arbeitszeiten stattfinden mussten.

Funktion in HOMECASE enthalten

Die Funktion der digitalen Belegprüfung ist über die Softwarelösung HOMECASE von DOMUS verfügbar. Kunden, die HOMECASE bereits für die Verwaltung ihrer Bestände nutzen, können das Feature ab sofort kostenlos nutzen. Weitere Informationen erhalten Interessierte auf der Homepage www.domus-software.de/produkte/homecase/.

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Durch die mittlerweile einjährige Kooperation mit dem Digitaldienstleister fly-tech Cloud GmbH mit Sitz in Friedberg bei Augsburg ist es dem Münchner Softwareunternehmen DOMUS gelungen, sämtliche digitalen Dienstleistungen für die Verwalterbranche ohne qualitative Abstriche über eine Cloud-Lösung anzubieten. Da die Anwendung zentral aus einem Rechenzentrum bereitgestellt wird, ist der Zugriff von überall aus möglich. Sei es vom Büro, im Home-Office oder von unterwegs – mit jedem Endgerät (zum Beispiel Handy, Tablet oder Notebook) haben Verwalter Zugriff auf ihren eigenen IT-Arbeitsplatz inklusive ihrer DOMUS-Software und Microsoft Office.

Transparent und kalkulierbar

Statt Hard- und Software zu kaufen, „mieten“ die Kunden mit der DOMUS Cloud Solution einen IT-Arbeitsplatz aus der Cloud, der keine Wünsche an Funktionalität und Sicherheit offenlässt. Voraussetzungen sind lediglich Endgeräte mit aktuellem Windows 10- oder Apple-Betriebssystem und eine stabile Netzwerk- und Internetverbindung. Die Kosten werden pro Nutzer vorab kalkuliert. Das schützt die Anwender auch in finanzieller Hinsicht vor bösen Überraschungen. Übrigens: Anders als IT-Investitionen, die in der Regel über mehrere Jahre abgeschrieben werden müssen, schlägt sich die Nutzungsgebühr für die DOMUS Cloud Solution sofort in den Betriebskosten nieder. Dadurch können im Vergleich zu einer konventionellen Softwarelösung auch Steuervorteile entstehen.

Problemlos erweiterbar

Ein erfolgreiches Unternehmen wächst mit seinen Aufgaben. Das sollte die zugehörige IT auch können. Deshalb ist DOMUS Cloud Solution skalierbar und lässt sich bei steigender Mitarbeiterzahl ganz einfach erweitern. Natürlich erfüllt DOMUS Cloud Solution zudem alle technischen Voraussetzungen, um die DOMUS Cloud Services Navility oder Homecase und vieles mehr in vollem Umfang nutzen zu können.

Höchste Standards für die Sicherheit Basierend auf Microsoft Azure und in der EU gehostet, erfüllt die innovative Cloud Lösung die weltweit höchsten Sicherheitsstandards (z.B. ISO-27001-Zertifizierung oder Hardware-Hochverfügbarkeit durch redundante Systeme). Zusätzlich sorgen ein Virenschutz, Firewall, eine permanente Systemüberwachung, tägliche Datensicherungsprüfungen, eine monatliche Wartung inklusive Updates sowie eine laufende Anpassung und Optimierung aller Komponenten für Sicherheit im Arbeitsalltag. Dank revisionssicherer E-Mail-Archivierung und zahlreichen Sicherheitsfunktionen erfüllt die Software-Lösung außerdem die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) sowie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Weitere Informationen zum Thema erhalten Interessierte auf den Homepages www.domus-software.de und www.fly-tech-cloud.de.

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