Jedem Unternehmen, das Gebäude betreibt, wird vom Gesetzgeber die Verantwortung dafür auferlegt, alle erforderlichen und zumutbaren Maßnahmen zu ergreifen, um Gefahren oder Nachteile für Personen, aber auch für die Umwelt oder Rechtsgüter zu vermeiden oder zu verringern.

Mögliche Gefahrenquellen müssen während regelmäßiger Inspektionen von entsprechend qualifiziertem Fachpersonal erfasst werden.

Software hilft bei der Dokumentation

Um Haftungsrisiken umfänglich auszuschließen und zu vermeiden, ist nicht nur eine konsequente Organisation der Begehungen nötig: Die Durchführung muss lückenlos dokumentiert sein, um sie im Zweifelsfall nachweisen zu können. Wird ein Mangel oder eine Gefahrenquelle erkannt, müssen diese erfasst und beseitigt werden. Die Instandsetzung ist in die Wege zu leiten, zu überprüfen und zu protokollieren.

Umfassende organisatorische Aufgaben, regelmäßige Bestandsbegehungen und ein hoher Dokumentationsaufwand benötigen viele personelle Ressourcen. Wird eine Begehung vor Ort manuell dokumentiert, muss sie anschließend ins ERP-System eingepflegt werden. Ist eine Instandsetzung notwendig, sind Telefonate und E-Mails mit dem Dienstleister nötig, um die Beauftragung abzustimmen. Das kostet unnötige Arbeitszeit und bietet viel Angriffsfläche für menschliche Fehler.

Digitale Kontrolle spart Zeit

Ein digitaler Kontrollgang ist wesentlich sicherer und effektiver. Mit der passenden Software wird der Ist-Zustand komplett erfasst und Informationen sowie Fotos können gleich hinterlegt werden. Alle Prozesse werden umfassend abgebildet und alle Daten sind sofort im System und für alle Nutzer verfügbar. Eine solche Dokumentation plus Prozessmanagement liefert die Software mevivo aus dem Hause wowiconsult. Per Smartphone oder Tablet kann der Bestandsprüfer das Gebäude samt Umgebung erkunden, denn die App leitet ihn von Objekt zu Objekt. Das Programm beinhaltet alle Prüfpflichten und erstellt einen entsprechenden Maßnahmenkatalog. Wowiconsult bietet seinen Kunden darüber hinaus die Möglichkeit, Personal im Sinne von qualifizierten Mitarbeitern für die Grundstücks- und Gebäudebegehungen bereitzustellen.

„Die mobile Verkehrssicherung gibt einen perfekten Überblick über die zu realisierenden Verkehrssicherungspflichten und kann zudem individuell an die Gebäudetechnik und örtlichen Begebenheiten angepasst werden“, erklärt Dr. Waldemar Müller, Geschäftsführer des Software- und Dienstleistungsunternehmens wowiconsult. „Unser Tool setzt eine Prozesskette in Gang, wobei Verantwortliche informiert und die Instandsetzung in die Wege geleitet wird“. Auch die Überprüfung von Wartungsintervallen gehört zum Dokumentationsauftrag.

Alle Pflichten im Blick

Zu den vorgegebenen Prüfpflichten im Gebäudeinnern zählen beispielsweise der Dachzustand, der Zustand von Wänden, Treppen und Geländer von Verkleidungen, Fenster, Rollläden, Türen und Vordächern. Auch die komplette Elektrik, Heizung, Lüftung oder Böden werden auf Mängel geprüft.

Die Kontrolle eines Gebäudes von außen umfasst sichtbare Schäden am Mauerwerk, Schäden am Dach, an den Fenstern oder an Regenrinnen. Geprüft wird auch, ob beispielsweise lose Bauteile ausfindig gemacht werden.

Wird beim Kontrollgang ein Mangel festgestellt, wird dieser beschrieben und mit Foto dokumentiert. Wenn kein sofortiges Handeln erforderlich ist, geht der Kontrolleur zur nächsten Pflicht. Ein Ampelsystem der Software gibt Auskunft darüber, ob alle Pflichten und Mängel erfasst und weiterverfolgt wurden.

Überwachung durch Verantwortliche

Genauso wichtig wie die strukturierte Umsetzung der Verkehrssicherung auf operativer Ebene ist ihre Überwachung. Das Management kann sich mit mevivo jederzeit einen detaillierten Überblick über den aktuellen Stand machen. Alle eingegangenen Meldungen sind im ERP-System hinterlegt und die Verantwortlichen können auf einen Blick erfassen, wie viele Meldungen aktuell vorliegen und wie ihr Bearbeitungsstatus ist.

So wird der gesamte Verkehrssicherungsprozess transparenter und auch Haftungsrisiken werden minimiert. Die Zeit, die Mitarbeiter dank der mobilen Lösungen einsparen, können sie künftig für andere Aufgaben nutzen.

wowiconsult.eu

Grünflächen mit Bäumen sind für die Attraktivität und das Wohlbefinden der Bewohner von Wohnanlagen enorm wichtig. Auch auf Spielplätzen und kommunalen Parkanlagen sorgen Bäume für Schatten, gute Luft und einen hohen Erholungswert. Für Baumeigentümer bedeuten Bäume aber auch, dass diese im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht regelmäßig auf verschiedene Kriterien, wie Standsicherheit, Krankheiten oder Astbruch kontrolliert werden müssen. Denn von einem Baum darf keine Gefahr für Dritte ausgehen. Entstehen Personen- oder auch Sachschäden, können die Eigentümer haftbar gemacht werden. Es drohen Geldstrafen bis hin zu Freiheitsstrafen.

Kriterien eines Baumkatasters

Die Baumkontrolle erfolgt mit Hilfe eines Baumkatasters. Ein solches Verzeichnis erfasst jeden einzelnen Baum – analog oder digital – und macht ihn eindeutig identifizierbar. Meistens wird jeder Baum auch manuell mit einem QR-Code oder Barcode gekennzeichnet. Bei einer Ersterfassung geht es um Einschätzungen zu Standsicherheit und Vitalität der Bäume, ihre Nummerierung und Markierung. Festgehalten werden etwa Art und Gattung, Höhe, Standort, Stammumfang und Kronendurchmesser. Anschließend werden in regelmäßigen Zyklen Kontrollgänge durchgeführt. Jeder Baum hat sein eigenes Prüfintervall, wobei die FLL (Forschungsgesellschaft Landschaftsentwicklung Landschaftsbau) die dafür relevanten Vorgaben liefert. Wohnungsunternehmen verwalten im Schnitt 2500 bis 3000 Bäume. Sie alle gilt es im Auge zu behalten und die Verkehrssicherung zu gewährleisten.

Bestandserfassung lohnt sich

„Die Erstellung eines Baumkatasters lohnt sich selbst für kleinere Baumbestände. Damit kommen Eigentümer und Verwalter ihrer Dokumentationspflicht zur Baumkontrolle nach“, sagt der Geschäftsführer des Softwareunternehmens wowiconsult, Dr. Waldemar Müller.

Kataster existieren bei vielen Wohnungsunternehmen und Verwaltern bisher zwar oft noch in Papierform oder auch als Exceldateien. Allerdings ist eine Software, welche den Bestand erfasst, dokumentiert und kontrollieren hilft, das effektivste Mittel, um der Verkehrssicherungspflicht nachzukommen. Das ist heutzutage besonders wichtig, da der Klimawandel zu sinkenden Wasserspiegeln und einer stärkeren Austrocknung der Bäume führt. Diese werden dadurch instabiler. Mit dem aktuellen Tool „mevivo Baumkataster“ können sowohl Erstkataster erstellt als auch bestehende Verzeichnisse in das Programm importiert werden. “Die Erstaufnahme von Baumbeständen ist keine Sisyphusarbeit, man schafft rund 60-80 Bäume pro Tag. Der Baumbestand eines Wohnungsunternehmens kann somit schnell ausgeführt werden“, betont Müller.

Programm bestimmt den Workflow

Die digitale Erfassung von Baumbeständen erfolgt bei wowiconult per Drohne. Damit ist eine zentimetergenaue Positionierung möglich. Eine so detaillierte Standortermittlung von Bäumen und Baumgruppen ist beispielsweise bei Umbaumaßnahmen wichtig. Die beauftragten Baumkontrolleure können – sobald das Kataster digital erfasst ist – mit einem mobilen Endgerät die Bäume ganz einfach per Smartphone oder Tablet auf Schäden und Krankheiten überprüfen, sie fotografieren und die Ergebnisse dokumentieren. Die Daten werden dann gleich in das Verwaltungssystem eingespeist. „Alle relevanten Kriterien sind im Programm hinterlegt. Die Software ist richtlinienkonform programmiert“, betont Oliver Häcker, ebenfalls Geschäftsführer von wowiconsult. Das digitale Dokument ist manipulationssicher und enthält Angaben zu Datum, kontrollierender Person und Ergebnis. Notwendige Maßnahmen – wie Kronenschnitt, Astentfernung oder sonstige Aktionen – werden mit dem Programm gleich in die Wege geleitet und alle zuständigen Personen informiert „Der Workflow ist in der Software komplett abgebildet“, so der IT-Experte weiter.

Nutzerfreundliche Software

Die Software mevivo bietet Verwaltern und Eigentümern einen großen Mehrwert, wie die Verknüpfung zum GIS-System, die Möglichkeit zur Datenabfrage, die automatischen Hinweise auf Fristen und Mängel. Die Dateneingabe wird durch eine grafische Benutzeroberfläche, eine klare thematische Gliederung sowie Auswahllisten und Kataloge erleichtert. Dadurch werden Tippfehler bei der Eingabe ausgeschlossen und standardisierte Einträge erstellt. Zudem kann man eine Plausibilitätskontrolle durchführen, um Fehler zu erkennen und zu beseitigen. Das integrierte Verwaltungssystem von mevivo verfügt zudem über Schnittstellen zu Excel, CSV sowie zu Datenbanken und Webservice-Angeboten, und zwar unidirektional (WODIS) wie auch bidirektional (GAP).