Von zufriedenen Kunden profitiert jede Verwaltung – Mieterportale & Co auf dem Prüfstand

Die Digitalisierung der Verwalterbranche schreitet rasch voran. Dabei hat die Corona-Pandemie mit ihren Regelungen zur Reduzierung der persönlichen Kontakte und zur Arbeit via Homeoffice den schon vorher bestehenden Trend weiter verstärkt: Digitale Kundenportale, ortsunabhängige Lösungen statt Präsenztermine und die zunehmende Einbindung digitaler Lösungen in den Kundenservice gehören heute bereits in vielen Verwaltungen zum Standard.

Spezialisierte Softwarelösungen für Immobilienverwalter bieten nicht nur den zuständigen Mitarbeitern, sondern auch ihren Kunden zahlreiche Vorteile: Neben einer Beschleunigung der Arbeitsabläufe und der Reduzierung möglicher Fehlerquellen durch die Minimierung händischer Eingaben lassen sich ehemals aufwändige Tätigkeiten mit digitalen Lösungen gänzlich vermeiden – beispielsweise die Vermittlung bei Terminvereinbarungen zwischen Bewohnern und Handwerkern im Falle eines Reparatur- oder Wartungsauftrags. Damit werden neue Kapazitäten im Unternehmen frei, die in eine weitere Optimierung des Kundenservices investiert werden können.

Mieterportale als zentrale Kommunikationsplattform

Das „Herzstück“ der digitalen Kundenbetreuung bilden sogenannte Mieterportale, die über den Browser oder via App auf mobilen Endgeräten aufgerufen werden. Diese Portale dienen zum einen als zentrale Kommunikationsplattform zwischen Verwaltung und ihren Kunden. Hier können alle wichtigen Dokumente, Abrechnungen und Bescheinigungen beidseitig auf dem jeweiligen Kundenkonto hinterlegt werden. So wird dem Kunden wie auch der Verwaltung unnötiger Mail- oder gar Briefverkehr erspart. Die Anwendungsbereiche moderner digitaler Kundenportale gehen allerdings weiter: So ist es möglich, auch Handwerker und Dienstleister in die Portale einzubinden, um beispielsweise Terminabsprachen bei einem Vor-Ort-Termin in den Wohnanlagen auf direktem Wege zu initiieren. Dafür erhalten die beteiligten Parteien jeweils die Kontaktdaten der entsprechenden Ansprechperson und Absprachen müssen nicht mehr über die Verwaltung „vermittelt“ werden. Verwaltungen jeder Größe können dadurch ihre Arbeitsabläufe erheblich straffen. Zudem erfolgen die nötigen Absprachen direkt als
über die Verwaltung als außenstehenden Vermittler.

Und auch die Kunden selbst können über die Portale miteinander in Austausch treten. So ist es denkbar, innerhalb eines Wohnquartiers ein digitales „Schwarzes Brett“ einzurichten, in dem die Eigentümer und Mieter über kurze Meldungen in Kontakt bleiben. Dadurch wird der zwischenmenschliche Kontakt gefördert und damit auch das „Wir-Gefühl“ innerhalb der Wohngemeinschaft deutlich gestärkt.

Zusätzlich lassen sich die gängigen Mieterportale in ihrem Erscheinungsbild individuell an die eigene Unternehmenserscheinung wie Farbe und Logo anpassen. Der Endkunde erhält den Eindruck, sich in einem eigenen Portal seiner Verwaltung zu befinden. Dieser Service bietet nicht nur eine Optimierung des Kundenservice und der Arbeitsressourcen, es verschafft auch eine äußerst professionelle Außenwirkung.

Zufriedene Mitarbeiter und glückliche Kunden

Trotz mühsamem Weg in die Digitalisierung – große und kleine Verwaltungen profitieren Tag für Tag von ihren Schritten ins digitale Zeitalter. Die Möglichkeiten der IT-gestützten Prozessoptimierung sind enorm und verschaffen zukunftsorientierten Verwaltungen einen echten Wettbewerbsvorteil. Schließlich lebt eine erfolgreiche Verwaltung nicht zuletzt von zufriedenen Mitarbeitern und glücklichen Kunden.

Weitere Informationen unter www.domus-software.de

Bildquelle: Domus AG

Schlagwörter: Digitalisierung, Immobilienwirtschaft, Wohnungswirtschaft