Die Eigentümerversammlung wird digital

Durch die Nutzung digitaler Medien wird sich die Verwalterbranche in den kommenden Jahren in etlichen Bereichen fundamental wandeln. Eine Neuerung, die heute noch nach Science-Fiction klingt, aber sowohl technisch als auch rechtlich in den Startlöchern steht, ist die digitale Wohnungseigentümerversammlung (WEG-Versammlung). Die gesetzlichen Grundlagen für die Einbindung abwesender Mitglieder einer WEG werden durch die anstehende Reform des Wohnungseigentumsgesetzes geschaffen. Die technischen Voraussetzungen bieten spezialisierte Anbieter wie die Münchner DOMUS Software AG.

Die digitale Eigentümerversammlung bietet Verwaltern die Möglichkeit, auch WEG-Mitglieder in die jährlichen Versammlungen einzubinden, die nicht persönlich vor Ort sind. Die WEG-Mitglieder, die nicht persönlich an einer Versammlung teilnehmen können oder wollen, „treffen“ sich hierfür zum vereinbarten Zeitpunkt in einem virtuellen Konferenzraum, der über einen Monitor in den Versammlungsraum der eigentlichen WEG-Versammlung zugeschaltet ist. So können die beiden Gruppen der anwesenden und nicht-anwesenden Mitglieder in Echtzeit an der gleichen Veranstaltung teilnehmen. Die Kommunikation der zugeschalteten Wohnungseigentümer erfolgt über ein Headset. Um zu gewährleisten, dass nur berechtigte WEG-Mitglieder der Versammlung beiwohnen, versendet der Verwalter im Vorfeld entsprechende Zugangsdaten.
Der aktuelle Gesetzesentwurf zur Reform des Wohnungseigentumsgesetzes, der voraussichtlich noch in diesem Jahr rechtskräftig wird, bezieht die digitale Eigentümerversammlung ausdrücklich als Ergänzung zu einer real stattfindenden WEG-Versammlung ein. Die Möglichkeit, Präsenzveranstaltungen per Mehrheitsbeschluss zugunsten reiner Online-Eigentümerversammlungen durchzuführen, ist explizit nicht vorgesehen.

Teilnahme mit digitalem Avatar
Vor Beginn der Veranstaltung erstellt jeder Teilnehmer einen sogenannten Avatar – eine virtuelle Person, die ihn in der Versammlung vertritt. Über diese animierte Figur kann sich der Eigentümer an der Veranstaltung beteiligen, als wäre es selbst vor Ort. So können sich die einzelnen WEG-Mitglieder beispielsweise zu Wort melden oder über Armbewegungen
2/3 ihres Alter-Egos an Abstimmungen teilnehmen. Dabei können Stimmabgaben sowohl offen als auch anonymisiert vorgenommen werden.

Vorteile für Eigentümer und Verwalter
Die Möglichkeit zur virtuellen Teilnahme an einer Eigentümerversammlung bietet sowohl Verwaltern wie auch den Teilnehmern der Versammlung zahlreiche Vorteile: Für die Eigentümer, die nicht selten an einem anderen Ort oder gar in einem anderen Land wohnhaft sind, entfällt eine zeitintensive und mitunter kostspielige Anreise. Für Verwalter wird es im Gegenzug leichter, die zur Beschlussfähigkeit erforderlichen 50 Prozent der Eigentumsanteile zu erreichen, da auch Eigentümer an Versammlungen teilnehmen können, die sich gerade nicht in unmittelbarer Nähe zum Veranstaltungsort befinden. Zudem lassen sich die abgegebenen Stimmen bei Abstimmungen der Wohneigentumsgemeinschaft – im Gegensatz zu einer Teilnahme per Video-Konferenz – einwandfrei nachvollziehen und rechtssicher dokumentieren.

Vorreiter prägen den Alltag von morgen
Für Verwalter bietet die Anmietung eines digitalen Konferenzraums nicht nur die Möglichkeit, WEG-Versammlungen flexibler zu terminieren und leichter die Beschlussfähigkeit zu erreichen. Auf Wunsch können die Konferenzräume auch individuell mit ihren Unternehmenslogos und der gewünschten Farbwelt ausgestattet werden. So erhalten die Eigentümer den Eindruck, in einem Konferenzraum ihrer Immobilienverwaltung zu sitzen. Die Miete für einen solchen Raum richtet sich – ähnlich wie bei einem realen Veranstaltungsort – nach der Zeit der Nutzung. Weitere Informationen sowie die Möglichkeit zur Buchung eines digitalen Konferenzraums finden interessierte Verwalter auf der Homepage:

digitale-eigentuemerversammlung.domus-software.de

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