Vermietungsprozess im Wandel

Nicht nur bei begehrten Mietwohnungen stellt die zeitaufwendige Bearbeitung und Sichtung der Anfragen Wohnungsanbieter bei jedem Inserat immer wieder aufs Neue vor eine große Herausforderung. Den zahlreichen Herausforderungen im Vermietungsprozess stellte sich auch die Baugenossenschaft Esslingen eG, indem sie auf eine intelligente Software, die den Vermietungsprozess automatisiert und digitalisiert, zurückgreift.

Die im Jahr 1890 gegründete Baugenossenschaft Esslingen eG (BGE) hat einen Bestand von rund 3.000 Mietwohnungen und ist damit einer der größten Wohnungsanbieter im gesamten Stadtgebiet von Esslingen am Neckar. Zu ihrem Portfolio gehören in erster Linie die Betreuung von Bestandsimmobilien und Kunden sowie der Vermietungsprozess. „Der Kunde, sei er Bestandsmieter oder Mietinteressent, steht bei uns an oberster Stelle“, erklärt Oliver Kulpanek, Vorstand der BGE. „Aber bei rund 100.000 Besuchen auf unserer Homepage, hieraus resultierenden 12.000 Bewerbungen auf nur 200 Wohnungen, konnte die strategisch festgelegte Kundenorientierung nur mit einem sehr hohen Arbeitsaufwand aufrechterhalten werden. Daher begaben wir uns in einem hausinternen Workshop auf die Suche nach Möglichkeiten, um unsere Vermietungsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen“.

Die Anforderungen waren klar: Der in der Regel mehr als zwölf Stunden dauernde Vermietungsprozess soll durch eine digitale Lösung deutlich effizienter gestaltet werden. Um das zu realisieren wurde eine Portallösung angestrebt. Hier soll jeder Interessent seine Daten einmalig eingeben und sich dann mit nur einem Klick für eine Wohnung bewerben können. Wenn die Auswahl des neuen Mieters abgeschlossen ist, sollen alle Interessenten eine Absage erhalten, die dieses Mal leider nicht berücksichtigt werden konnten. „Das ist ja ein Datingportal für Wohnungen“, sagte ein Mitarbeiter der BGE und traf damit genau ins Schwarze. „Während der ausgiebigen Recherche stießen wir auf die Vermietungssoftware Immomio. Das Konzept hat uns von Anfang an überzeugt und nach einem erfolgreichen Test in einem Pilotprojekt vermieten wir nun alle Objekte mit dieser Software“, berichtet Kulpanek.

Vermietungsprozess wird automatisiert

Kernstück der Software ist das sogenannte Mieter-Matching. In einem Wunschmieterprofil gibt der Vermieter seine Präferenzen in bis zu zehn Kategorien an und gewichtet sie – hierzu gehören beispielsweise die Höhe des Haushaltseinkommens oder die bevorzugte Haushaltsgröße. Anschließend geben Interessenten ihre digitalen Selbstauskünfte an und bewerben sich so auf die Immobilie. Anhand dieser Informationen bewertet ein Algorithmus die Bewerber und ordnet sie mittels Punktescore in einer übersichtlichen Liste. „Die Vorsortierung der potenziellen Mieter bedeutet für uns eine hohe Zeitersparnis. Das ist ein großer Vorteil“, so Kulpanek. „Wichtig war uns aber dabei, dass der Algorithmus keinen Interessenten ausschließt – die Entscheidung treffen Menschen für Menschen, und nicht die Maschine“ fügt er ergänzend hinzu.

Datenschutz

Die Digitalisierung des Prozesses bietet auch für den Datenschutz neue Möglichkeiten. So behalten die Interessenten bei Immomio jederzeit die Kontrolle über ihre Daten. Falls eine andere Wohnung gefunden wurde, können Interessenten ihre Bewerbung einfach zurückziehen, sodass die Daten für den Vermieter nicht mehr einsehbar sind. Auch eine vollständige Löschung aller Profildaten ist mit nur einem Klick möglich. Nach dem Ende des Vermittlungsprozesses kann auch der Vermieter ganz einfach die Daten der Interessenten aus seinem Konto entfernen. „Der Schutz der Daten, die unsere Kunden uns anvertrauen, ist uns sehr wichtig. Wir nehmen das Thema ernst, was bei unserem großen Immobilienbestand durchaus aufwendig ist. Die Software nimmt uns das Thema Datenschutz umfassend ab“, erklärt Kulpanek.

Fazit

Vermietung basiert auf Vertrauen und zwischenmenschlicher Interaktion. Eigenschaften wie Empathie und Kreativität werden niemals durch technologische Hilfsmittel ersetzt werden können. Die zunehmende Digitalisierung bietet allerdings Chancen, die gerade im Bereich der Prozesseffizienz ein enormes Potenzial bieten.

 

Fotonachweis: iStockphoto, AntonioGuillem

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